Bewaarplicht

Wanneer er weer een jaar voorbij is, krijg ik regelmatig de vraag: “Dianne, wat moet ik nu precies allemaal bewaren van mijn boekhouding?” en “Van welk jaar mag ik de administratie weggooien?”
Daarom lijkt het me goed om hier in dit artikel extra aandacht aan te schenken aan de bewaarplicht.

Algemene regels

Eerst even de regels: Als ondernemer ben je verplicht je administratie minimaal zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst.

Waarom is dit zo belangrijk? Je administratie vormt de basis voor je fiscale aangiften (btw en inkomstenbelasting).
Deze aangiften dienen uiteraard overeen te komen met je administratie.
Bij een belastingcontrole moet je dus hetgeen in je administratie staat kunnen verantwoorden met facturen, papieren, etc.
Voldoe je niet aan deze bewaarplicht, dan zou dat zomaar eens vervelend kunnen uitpakken. Want de bewijslast ligt namelijk bij jou als ondernemer. Wanneer de inspecteur bij een controle je aangifte bijvoorbeeld zou willen aanpassen op bepaalde punten, dan moet jij kunnen aantonen dat je het anders ziet.

Wat moet je (o.a.) bewaren

    • facturen, bonnetjes
    • debiteuren-, crediteurenadministratie
    • grootboek
    • voorraadadministratie
    • loonadministratie

Hoe lang

Ben je administratieplichtig (zoals ondernemer) dan moet je de gegevens minimaal 7 jaar bewaren.

De bewaartermijn gaat lopen na afloop van een boekjaar. Dus een factuur van mei 2016 mag je pas weggooien in 2024.

En let op: als je uitstel hebt gekregen voor het doen van aangifte, dan wordt de bewaartermijn verlengd met de termijn van het uitstel.

Particulieren vallen niet onder de bewaarplicht en hoeven in principe niets te bewaren. Maar het is wel verstandig om financiële gegevens 5 jaar te bewaren.
De Belastingdienst mag namelijk inkomstenbelasting navorderen tot vijf jaar na afloop van een belastingjaar. Ben je het niet eens met een navordering, dan zul je wel bewijsstukken bij de hand moeten hebben.

Let op: heb je een onroerende zaak (bijvoorbeeld een bedrijfspand) in eigendom? Dan moet je de administratieve stukken daarvan tenminste 10 jaar bewaren.

Hoe bewaren

Of je de gegevens nu digitaal of op papier hebt, de bewaartermijn is hetzelfde. Officieel  moet je de gegevens bewaren in de vorm waarin je ze hebt ontvangen.
Dus wat je digitaal ontvangen hebt, moet je digitaal bewaren en wat je op papier ontvangen hebt, moet je op papier bewaren.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden, zodat je bij controle de gegevens makkelijk kunt aanleveren bij de belastinginspecteur.
Omdat bonnetjes en facturen na verloop van tijd kunnen vervagen is het trouwens verstandig om ze in te scannen en ze als digitale kopieën te bewaren.

Heb je je boekhouding uitbesteed, dan vallen alle documenten, programma’s etc. van je boekhouder onder de bewaarplicht.

Geen excuus

Wat nu als er brand is en je gehele administratie gaat in vlammen op? Of er wordt ingebroken en je boekhouding is weg?
Allemaal erg vervelend, maar brand en diefstal zijn geen excuus om onder de bewaarplicht uit te komen. Je moet, in geval van controle, altijd je boekhouding kunnen overleggen. Daarom is het belangrijk om van je bestanden een (externe) kopie te maken.

Tip

‘Bij twijfel niet doen’. Dat geldt dus ook voor het weggooien van je administratie. Beter een jaartje langer op zolder laten liggen, dan bij een controle in de problemen komen.

Vragen

Heb je hier vragen over of kan ik je ergens anders mee helpen? Laat het mij weten. Ik help je graag verder.
Stuur me een bericht via e-mail, dan geef ik je binnen enkele dagen een reactie.

 

NB: Dit artikel is bedoeld om een regeling in grote lijnen uit te leggen. DH finance is niet aansprakelijk voor de gevolgen van handelingen die naar aanleiding van dit artikel wel of niet zijn uitgevoerd.